Guide · Construire l'existant (AS IS)
Mener les entretiens et tracer la preuve
Utiliser le guide d'entretien pour découvrir le travail réel et le noter avec sa source.
Objectif
Faire apparaître les tâches, les durées et les dépendances que les fichiers ne montrent pas.
Avant de commencer
- Une structure de départ (structure type ou import)
- Un créneau avec une personne par rôle clé
Ouvrez le guide d'entretien
Cartographie assistée → Guide d'entretien : sept questions, du métier et des responsabilités jusqu'aux interlocuteurs.
Posez les questions dans l'ordre
Métier et responsabilités ; tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et leur fréquence ; durée de chaque tâche, attente comprise ; tâches répétitives ou sources d'erreurs ; outils et données utilisés ; décisions et validations ; avec qui la personne interagit.
Créez les objets découverts
Pendant ou après l'entretien, « Nouvel objet » : une tâche, avec sa durée en minutes, son volume mensuel, son mode d'exécution (Humain uniquement, assisté par IA…), le rôle qui la réalise et les applications qu'elle utilise.
Notez la source « Entretien »
Dans la fiche de l'objet, ajoutez la source de type Entretien avec la date et la personne interrogée. Le niveau de preuve passe de « Non vérifié » à « Déclaré ».
Complétez les fiches les plus pauvres
Le sélecteur « Ouvrir la fiche à compléter » trie les objets du moins complet au plus complet : commencez par le haut.
Exemple dans la démonstration
L'entretien de la hotline d'Horizon Services révèle trois tâches absentes du modèle : qualifier l'urgence d'une demande (6 min, 380 fois par mois), vérifier le contrat et les pièces du client (8 min, 240 fois), relancer le technicien pour son rapport (5 min, 160 fois). Soit près de 90 heures par mois.
Faire l'exercice dans OTSAstuces
- Demandez toujours « combien de fois par mois » et « combien de temps, attente comprise » : ce sont les deux chiffres qui alimentent la simulation.
- Enregistrez le compte rendu comme source partagée : l'assistant IA pourra en extraire le reste.
Erreurs fréquentes
- Interroger seulement les responsables : la réalité du travail est chez ceux qui le font.
- Noter des durées sans volume : une tâche de 5 minutes faite 800 fois par mois pèse plus qu'une tâche d'une heure.
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